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La planification est un processus d’aide à la décision qui vise, par concertation des acteurs concernés, à prévoir des ressources et des services requis pour atteindre des objectifs déterminés. Ce processus s’effectue selon un ordre de priorité établi, permettant le choix d’une solution parmi plusieurs alternatives.
Ainsi, la planification qui consiste à concevoir un futur désiré et les moyens d'y parvenir,[1] est essentiellement un instrument de gestion qui doit permettre aux responsables de prendre des décisions sur une base plus rationnelle.
Aperçu historique sur la planification
- Des origines à 1945 : la reconstruction des plans à court terme sans cohésion avec un plan d'action global ;
- L'après-guerre et les années 60 : avec l'expansion économique, la planification de long terme a vu le jour;
- Les années 70 : le triomphe de la planification stratégique, surtout après le choc pétrolier de 1973 où cette approche devienne mondialement connue ;
- Les années 80 : commence les projets d'entreprise qui se basent sur la planification. Devenue un instrument qui rassemble tous les acteurs de l'entreprise dans un projet commun ;
- Des années 90 à nos jours : le temps des incertitudes, de la mondialisation de l’économie et des progrès techniques. Beaucoup de contraintes nouvelles à la planification, mais en revanche, plusieurs moyens techniques et informationnels pour effectuer une bonne planification.
Les objectifs et les niveaux de la planification
Les objectifs du processus planification sont, en général, en nombre de quatre.
- Maitriser la complexité croissante des flux en entreprise ;
- Dominer l'imprévisibilité de l'environnement en se fixant un objectif avec assez de marge pour pouvoir changer si nécessaire ;
- Agir en mesurant les risques présents et à venir ;
- Mobiliser et impliquer les équipes par la participation à l'élaboration des actions.
Les niveaux de la planification
- Le niveau stratégique de la planification :
Ce niveau, aussi appelé « Strategic management »[2] ou encore « Strategic planning »[3], regroupe toutes les décisions stratégiques de l’entreprise. Ces décisions, prises par la direction générale, sont des orientations sur le long terme (de plusieurs mois à plusieurs années), comme, par exemple, la recherche de nouveaux partenaires industriels, la sélection des fournisseurs et sous-traitants, mais aussi les décisions d’ouverture ou de fermeture de certains sites de production ou leur délocalisation, l’affectation d’une nouvelle zone de marché à un centre de distribution (entrepôt), le développement d’un nouveau produit, la configuration de l’usine, son mode de fonctionnement, ainsi que les objectifs financiers à atteindre (volume de production, nouveaux marchés, …).
La planification stratégique est donc un processus de développement qui consiste à influencer le monde externe ou à adapter les programmes et les actions en cours afin qu'ils conduisent à des issues plus favorables dans l'environnement externe.
- Le niveau tactique de la planification :
Le niveau décisionnel tactique s’intéresse aux décisions à court et moyen terme (de quelques semaines à quelques mois) qui devront être mises en application pour mettre en évidence et déployer la stratégie décidée par l’entreprise. Les décisions de ce niveau sont prises par les cadres. Elles portent sur les problèmes liés à la gestion des ressources de l’entreprise, en particulier la planification des activités sur ces ressources. Ce niveau tactique a été très peu étudié par les industriels et les scientifiques.[4]
- Le niveau opérationnel de la planification:
En ce qui concerne le niveau opérationnel, ou « Operational planning »[5], les décisions ont une portée plus limitée dans l’espace et dans le temps (décisions sur des journées ou sur des semaines). A ce niveau, l'entreprise traduit ses orientations stratégiques en programmes d'action mis en œuvre par tous les services pour gérer les ressources en fonction des commandes à satisfaire au jour le jour.
Les étapes et technique de mise en œuvre de la planification
La mise en œuvre de la planification passe inéluctablement par quatre étapes qui sont :
-1ère étape : le diagnostic (analyse interne : forces et faiblesses de l'entreprise et analyse externe : les menaces et les opportunités de l'environnement) ;
- 2ème étape : le plan stratégique (définir et chiffrer des objectifs généraux en fonction de plusieurs hypothèses, qui vont engager l'avenir de l'entreprise de quelques jours à plusieurs années) ;
- 3ème étape : les budgets et programmes (les objectifs à atteindre et les moyens humains, financiers et matériels qui seront mis en évidence) ;
- 4ème étape : les contrôles et mesures correctives (l'analyse des écarts permet de mettre en place des mesures correctives).
Technique de planification
Toutes les techniques de planification visent à optimiser les quatre paramètres fondamentales de la planification à savoir ; les ressources, le périmètre du projet, sa durée qui doit être la plus courte possible et ses bénéficiaires. C’est ainsi que ces techniques reposent, essentiellement, sur :
- Le découpage en tâches élémentaires, ces tâches sont ensuite ordonnancées, c'est-à-dire positionnées dans l'ordre logique de réalisation ou de fabrication ;
- L’estimation des Charge et délai ;
- Utilisation de fourchettes (la durée globale prévue par la planification sera délimitée temporellement par trois types d'estimations, à savoir ; une durée minimale optimiste, une durée idéale et une durée défavorable) ;
-L’allocation des ressources, (les ressources affectées au projet).
Aujourd'hui l'écran informatique a remplacé les plannings muraux. Il existe de nombreux logiciels qui peuvent aider dans la planification. Le plus répandu et le plus performant est Microsoft Project.
Avantages et limites de la planification
- Avantages de la planification :
- C’est une démarche rationnelle et réaliste qui conduit à la clarification des grands objectifs en les formulant clairement ;
- Donne une vision globale de l'entreprise ;
- Oblige l'entreprise à s'interroger sur ses interactions avec son environnement ;
- Permet d’optimiser les ressources de l’entreprise et améliorer sa rentabilité (Utilisation à l’optimum des ressources humaines ainsi que les capacités de stockage, de production...) ;
- Contribue à la motivation des équipes et la mise en place d’une organisation et une communication transversale optimisant les efforts des différentes Directions.
- Les limites de la planification :
- ne doit pas rester au stade de projet, elle doit trouver une application pratique ;
- le contexte économique imprévisible peut remettre en question le bien-fondé des projets ;
- entraine une bureaucratie supplémentaire ;
- mobilise des hommes et des moyens matériels qu'il faut financer au détriment de la production ;
- diminue l'initiative des personnes ;
- peut nuire à la flexibilité de l'entreprise puisqu’elle demande à l'heure actuelle une adaptation permanente aux nouvelles conjonctures.
[1] D’après R-L Ackoff
[2] Par Croom et al. (2000)
[3] Thomas et Griffin (1996)
[4] D’après Shapiro (1999)
[5] Thomas et Griffin (1996)
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